Automatisation 101 : Outils simples pour automatiser votre première tâche

Automatiser ne veut pas dire tout changer.
Si vous débutez, la meilleure façon de commencer n’est pas une transformation complète — c’est de régler une tâche manuelle frustrante, une bonne fois pour toutes.

Dans cet article, on vous montre comment faire ce premier pas grâce à des outils simples et sans risque comme Microsoft Power Automate ou Zapier. Aucun code, aucun déploiement compliqué — juste un gain clair, utile, que votre équipe peut ressentir dès aujourd’hui.

Pourquoi commencer petit?

Chaque entreprise a des tâches répétitives et sans valeur ajoutée :

• Quelqu’un envoie manuellement le même rappel chaque semaine.

• Un nouveau client est ajouté à votre CRM — mais vous devez aussi copier ses infos dans votre calendrier ou sur Slack.

• Vous recevez des formulaires ou des factures par courriel, et vous devez les transférer manuellement.

Ces gestes semblent mineurs — mais à la longue, ils vous ralentissent.

Le premier bénéfice de l’automatisation n’est pas de sauver des heures. C’est de libérer votre équipe du “faut juste le faire” et de démontrer que c’est à votre portée.

Étape 1 : Choisissez une tâche frustrante

Recherchez une tâche qui :

• Revient souvent (quotidiennement, chaque semaine, chaque mois),

• A un déclencheur clair (ex. : un formulaire rempli, un courriel reçu),

• Suit toujours les mêmes étapes.

Exemples tirés de clients :

• « Lorsqu’un prospect remplit notre formulaire, je copie ses infos dans notre CRM et dans Slack. »

• « J’envoie le même rappel de facture chaque vendredi. »

• « Je renomme et classe manuellement chaque fichier reçu par courriel. »

Étape 2 : Choisissez un outil simple pour l’automatiser

Vous n’avez pas besoin d’un développeur ni de l’équipe TI. Des outils comme Microsoft Power Automate ou Zapier permettent d’automatiser vos actions à l’aide d’interfaces visuelles.

Option A : Microsoft Power Automate (idéal si vous utilisez Microsoft 365)

Exemple d’utilisation :
Lorsqu’un courriel arrive avec un sujet spécifique (ex. : « Nouveau formulaire d’inscription »), Power Automate :

• Enregistre la pièce jointe dans un dossier SharePoint,

• Envoie une notification dans Teams ou Slack,

• Inscrit la demande dans une liste SharePoint ou un fichier Excel.

Comment commencer :
Explorez les modèles préconfigurés. Cherchez « enregistrer une pièce jointe » ou « notifier dans Teams », puis adaptez-les.

Option B : Zapier (idéal pour connecter plusieurs applications infonuagiques)

Exemple d’utilisation :
Lorsqu’un client réserve une rencontre via Calendly :

• Créez une opportunité dans HubSpot,

• Ajoutez le contact à une infolettre Mailchimp,

• Envoyez une alerte dans Slack.

Comment commencer :
Utilisez l’éditeur visuel de Zapier. Choisissez un déclencheur (ex. : « nouvelle réservation Calendly ») et ajoutez une ou plusieurs actions.

Étape 3 : Testez — puis laissez l’automatisation rouler

Commencez petit. Surveillez les premiers résultats :

• L’automatisation s’est-elle bien déclenchée?

• A-t-elle bien remplacé l’intervention humaine?

• Y a-t-il des ajustements à faire?

Si tout est en ordre : bravo. Vous venez d’automatiser votre première tâche.

Pourquoi c’est important

Vous n’avez pas eu besoin d’un programmeur. Vous n’avez pas touché à vos systèmes centraux. Vous avez simplement éliminé une tâche répétitive — et permis à votre équipe de se concentrer sur mieux.

Et surtout :
Vous venez de prouver que l’automatisation est à votre portée.

Et ensuite?

Après cette première victoire, vous verrez rapidement d’autres occasions : suivis de ventes, approbations internes, mises à jour d’état. Chaque automatisation renforce la culture de l’amélioration continue.

Prêt à identifier vos prochaines étapes?
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